Le/la coordonnateur(trice) administratif(ve) de studio assure la gestion efficace des opérations administratives et logistiques du studio. Il/elle soutient l’équipe de communication et la direction en veillant à la bonne organisation des activités quotidiennes, la coordination des ressources, la planification d’événements internes et la conformité des processus internes.

Cette personne devra cultiver des relations positives et favoriser un sentiment de communauté au sein du studio. Dans l'ensemble, le/la coordinateur(trice) du studio joue un rôle crucial dans la création d'un environnement de travail accueillant et organisé, tout en facilitant l'engagement et le sentiment d’appartenance des employé(e)s.

Responsabilités principales :

• Communiquer des informations ou des annonces importantes relatives à la vie du studio (intranet, Mattermost, affiches, etc.).
• Collaborer activement avec l’équipe de communication pour la diffusion des messages internes, la mise à jour des canaux (Intranet) et la promotion des initiatives du studio.
• Superviser et être responsable des tâches quotidiennes effectuées par la/le réceptionniste.
• Assurer une présence à la réception lors des journées sans réceptionniste pour garantir un accueil professionnel et la continuité des services.
• Accueillir et accompagner les nouveaux employé.e.s : préparation des espaces de travail, remise du matériel d’arrivée (cartes d’accès, cadeau d’arrivée, carte café), visite du studio et assistance dans le déroulement de leur première journée.
• Répondre aux questions des employés et agir comme point de contact formel pour leurs besoins administratifs.
• Apporter une assistance à la direction du studio sur divers projets : préparation de documents, coordination de tâches, suivi des échéanciers.
• Maintenir des rapports de suivi sur les diverses activités en cours : projets, événements, maintenance, etc.
• Être responsable des activités quotidiennes du bureau : ambiance générale, approvisionnement, organisation des espaces communs (décorations).
• Planification, organisation et coordination de divers événements internes et externes (activités d’équipe, lancements de projets, activités sociales, évènements de formation interne).
• Réservation d’espaces; achat d’équipements, fournitures et/ou repas, etc.
• Accueillir les intervenants externes pour les activités internes : conférenciers, formateurs, partenaires, et assurer leur bonne intégration lors des événements.
• Participer activement à la vie du studio en collaborant avec différents comités (comité social, comité de noël, bien-être, diversité, etc.).
• Assurer la conformité et la mise en oeuvre des politiques de santé et sécurité au bureau (mise à jour de la liste des secouristes, processus en cas d’urgence, maintien de l’infirmerie et matériel d’urgence).
• Être responsable du processus d’évacuation d’urgence : mise à jour des plans et processus d’évacuation, formation des employés, coordination des exercices et gestion des situations réelles.
• Gérer les suivis de maintenance des installations et équipements : planification des interventions, suivi avec les fournisseurs, contrôle de la qualité des services.
• Responsable des rabais employés : point de contact premier pour les fournisseurs et partenaires, négociation de nouveau rabais employés, mise à jour et maintien de la liste des rabais employés.
• Agir comme point de contact entre la direction et les partenaires externes.

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The Studio Administrative Coordinator ensures the efficient management of the studio’s administrative and logistical operations. They support the communications team and management by organizing daily activities, coordinating resources, planning internal events, and ensuring compliance with internal processes.

This person must foster positive relationships and promote a sense of community within the studio. Overall, the Studio Coordinator plays a crucial role in creating a welcoming and well-organized work environment while encouraging employee engagement and belonging.

Main Responsibilities:

• Share important information or announcements related to studio life (intranet, Mattermost, posters, etc.).
• Actively collaborate with the communications team to distribute internal messages, update channels (Intranet), and promote studio initiatives.
• Supervise and be responsible for the daily tasks performed by the receptionist.
• Ensure presence at reception on days without a receptionist to maintain professional service and continuity.
• Welcome and onboard new employees: prepare workspaces, distribute arrival materials (access cards, welcome gift, coffee card), give studio tours, and assist with their first day.
• Respond to employee inquiries and act as the formal point of contact for administrative needs.
• Assist studio management with various projects: document preparation, task coordination, timeline tracking.
• Maintain tracking reports on ongoing activities: projects, events, maintenance, etc.
• Oversee daily office activities: general atmosphere, supplies, organization of common areas (decorations).
• Plan, organize, and coordinate various internal and external events (team activities, project launches, social events, internal training sessions).
• Book spaces; purchase equipment, supplies, and/or meals, etc.
• Welcome external participants for internal activities: speakers, trainers, partners, and ensure smooth integration during events.
• Actively participate in studio life by collaborating with various committees (social, holiday, wellness, diversity, etc.).
• Ensure compliance and implementation of health and safety policies in the office (update first aid list, emergency procedures, maintain first aid kits and emergency supplies).
• Manage the emergency evacuation process: update evacuation plans and procedures, train employees, coordinate drills, and handle real situations.
• Oversee maintenance follow-ups for facilities and equipment: schedule interventions, follow up with vendors, and ensure service quality.
• Manage employee discounts: main point of contact for vendors and partners, negotiate new discounts, update and maintain the employee discount list.
• Act as a liaison between management and external partners.