We are looking for our new Office Manager in Treviso, Italy!
Here are the main responsibilities of the role:
Facilities Management
- Acts as the local contact for landlords and attends relevant meetings.
- Manages lease renewals and maintenance contracts, including budget oversight.
- Coordinates with contractors for site repairs and handles purchase orders and invoices.
- Oversees security and CCTV systems.
Health and Safety
- First point of contact for all H&S matters.
- Manages local H&S policy, risk assessments, and compliance with legal regulations.
- Coordinates with external H&S contractors and organizes mandatory training and medical checks.
- Responsible for fire drills, alarm systems, and office keys.
Administrative Support
- Manages legal entity compliance and local authority correspondence.
- Handles administrative tasks for special projects and local needs.
Car Fleet Administration
- Manages local car fleet, including ordering, delivery, and insurance.
- Coordinates car tax payments and fines.
Reception and Administration Duties
- Answers calls, welcomes visitors, and maintains visitor logs.
- Manages post, meeting room bookings, and ensures a clean office space.
Insurance
- Manages local insurance policies and annual renewals.
Stiamo cercando il nostro nuovo Office Manager a Treviso, Italia!
Ecco le principali responsabilità del ruolo:
Gestione delle Strutture
- Contatto locale per il proprietario e partecipazione agli incontri.
- Gestione dei contratti di locazione e manutenzione, inclusa la gestione del budget.
- Coordinamento con fornitori esterni per riparazioni e gestione degli ordini di acquisto.
- Supervisione della sicurezza e del sistema di videosorveglianza.
Salute e Sicurezza (H&S)
- Primo punto di contatto per tutte le questioni di H&S.
- Gestione della policy locale di H&S, valutazioni dei rischi e conformità legale.
- Coordinamento con professionisti esterni e organizzazione di formazione e controlli medici.
- Responsabile delle esercitazioni antincendio e della gestione del sistema di allarme e delle chiavi.
Supporto Amministrativo
- Gestione della conformità legale e della corrispondenza con le autorità locali.
- Amministrazione e documentazione per procedure specifiche e progetti speciali.
Amministrazione del Parco Auto
- Gestione del parco auto locale, inclusi ordini, consegne e assicurazioni.
- Coordinamento dei pagamenti delle tasse automobilistiche e delle multe.
Mansioni di Reception e Amministrazione
- Risposta al telefono, accoglienza dei visitatori e gestione del registro dei visitatori.
- Gestione della posta, delle prenotazioni delle sale riunioni e mantenimento dello spazio di lavoro.
Assicurazioni
- Gestione delle assicurazioni locali e dei rinnovi annuali.
Required skills and competencies:
- Collaboration: the ideal candidate will volunteer help or ideas to benefit colleagues and share best practices across the business.
- Communication: the ideal candidate will be able to communicate in a clear way to a variety of audiences.
- Relationship building: the ideal candidate will build relationships and foster proactive communication between stakeholder groups.
- Process orientation: the ideal candidate will ensure Standards Are Met and that everyone adheres to defined business processes, including reporting processes and standards.
Language: native Italian and professional/fluent English
The ideal candidate will have 5+ years of administrative experience, ideally with facilities management responsibility.
Competenze e capacità richieste:
- Collaborazione: il candidato ideale offrirà volontariamente aiuto o idee per beneficiare i colleghi e condividerà le migliori pratiche in tutta l’azienda.
- Comunicazione: il candidato ideale sarà in grado di comunicare in modo chiaro a una varietà di pubblici.
- Costruzione di relazioni: il candidato ideale costruirà relazioni e favorirà una comunicazione proattiva tra i gruppi di stakeholder.
- Orientamento ai processi: il candidato ideale garantirà che gli standard siano rispettati e che tutti aderiscano ai processi aziendali definiti, inclusi i processi e gli standard di reporting.
Lingua: italiano madrelingua e inglese professionale/fluent.
Il candidato ideale avrà oltre 5 anni di esperienza amministrativa, preferibilmente con responsabilità nella gestione delle strutture.
Permanent contract, Full Time
Job located in Treviso, Italy.
Contratto a tempo indeterminato, Full Time
Lavoro situato a Treviso, Italia.
