We are looking for our new Office Manager in Treviso, Italy!

Here are the main responsibilities of the role:

Facilities Management

• Acts as the local contact for landlords and attends relevant meetings.
• Manages lease renewals and maintenance contracts, including budget oversight.
• Coordinates with contractors for site repairs and handles purchase orders and invoices.
• Oversees security and CCTV systems.

Health and Safety

• First point of contact for all H&S matters.
• Manages local H&S policy, risk assessments, and compliance with legal regulations.
• Coordinates with external H&S contractors and organizes mandatory training and medical checks.
• Responsible for fire drills, alarm systems, and office keys.

Administrative Support

• Manages legal entity compliance and local authority correspondence.
• Handles administrative tasks for special projects and local needs.

Car Fleet Administration

• Manages local car fleet, including ordering, delivery, and insurance.
• Coordinates car tax payments and fines.

Reception and Administration Duties

• Answers calls, welcomes visitors, and maintains visitor logs.
• Manages post, meeting room bookings, and ensures a clean office space.

Insurance

• Manages local insurance policies and annual renewals.

 

Stiamo cercando il nostro nuovo Office Manager a Treviso, Italia!

Ecco le principali responsabilità del ruolo:

Gestione delle Strutture

• Contatto locale per il proprietario e partecipazione agli incontri.
• Gestione dei contratti di locazione e manutenzione, inclusa la gestione del budget.
• Coordinamento con fornitori esterni per riparazioni e gestione degli ordini di acquisto.
• Supervisione della sicurezza e del sistema di videosorveglianza.

Salute e Sicurezza (H&S)

• Primo punto di contatto per tutte le questioni di H&S.
• Gestione della policy locale di H&S, valutazioni dei rischi e conformità legale.
• Coordinamento con professionisti esterni e organizzazione di formazione e controlli medici.
• Responsabile delle esercitazioni antincendio e della gestione del sistema di allarme e delle chiavi.

Supporto Amministrativo

• Gestione della conformità legale e della corrispondenza con le autorità locali.
• Amministrazione e documentazione per procedure specifiche e progetti speciali.

Amministrazione del Parco Auto

• Gestione del parco auto locale, inclusi ordini, consegne e assicurazioni.
• Coordinamento dei pagamenti delle tasse automobilistiche e delle multe.

Mansioni di Reception e Amministrazione

• Risposta al telefono, accoglienza dei visitatori e gestione del registro dei visitatori.
• Gestione della posta, delle prenotazioni delle sale riunioni e mantenimento dello spazio di lavoro.

Assicurazioni

• Gestione delle assicurazioni locali e dei rinnovi annuali.

Required skills and competencies:

1. Collaboration: the ideal candidate will volunteer help or ideas to benefit colleagues and share best practices across the business.
2. Communication: the ideal candidate will be able to communicate in a clear way to a variety of audiences.
3. Relationship building: the ideal candidate will build relationships and foster proactive communication between stakeholder groups.
4. Process orientation: the ideal candidate will ensure Standards Are Met and that everyone adheres to defined business processes, including reporting processes and standards.

Language: native Italian and professional/fluent English

The ideal candidate will have 5+ years of administrative experience, ideally with facilities management responsibility.

 

Competenze e capacità richieste:

1. Collaborazione: il candidato ideale offrirà volontariamente aiuto o idee per beneficiare i colleghi e condividerà le migliori pratiche in tutta l’azienda.
2. Comunicazione: il candidato ideale sarà in grado di comunicare in modo chiaro a una varietà di pubblici.
3. Costruzione di relazioni: il candidato ideale costruirà relazioni e favorirà una comunicazione proattiva tra i gruppi di stakeholder.
4. Orientamento ai processi: il candidato ideale garantirà che gli standard siano rispettati e che tutti aderiscano ai processi aziendali definiti, inclusi i processi e gli standard di reporting.

Lingua: italiano madrelingua e inglese professionale/fluent.

Il candidato ideale avrà oltre 5 anni di esperienza amministrativa, preferibilmente con responsabilità nella gestione delle strutture.

Permanent contract, Full Time

Job located in Treviso, Italy.

 

Contratto a tempo indeterminato, Full Time

Lavoro situato a Treviso, Italia.