**La version française suivra**

Job Summary

Responsible for planning, consulting, liaising, executing and stewarding projects and initiatives related to signature events for the Senators Community Foundation. In addition to signature events, this position will also have oversight on the Foundation’s third-party events including coordination and stewardship as well as act as a primary liaison with vendors, sponsors, partners, staff and volunteers.  In collaboration with the Director, this position will work closely with members of the marketing team to develop communication tools for stewardship, digital online engagement and promotion of events, volunteer opportunities and ways to donate and get involved. This position will require a high-level of professionalism and diplomacy as a key external liaison on behalf of the Foundation’s charitable and community impact efforts.

Reporting directly to the Director, Events & Fundraising and working closely with the President, Senators Community Foundation

Key Responsibilities

Event Planning & Logistics: 

• Coordination of event logistics including securing venues, on-site logistics, catering, audio-visual requirements, event design and décor, gifting, registration logistics, and fulfillment of staff and volunteer requirements.
• Coordination of briefing sessions and disseminating briefing documents and critical path information to ensure roles and responsibilities, special requirements, charitable alignment and goals are shared with key stakeholders.
• Coordination and tracking of event budgets; ensuring accuracy and cost-effectiveness.
• Act as the first point of contact related to the Foundation’s signature events, requiring a seamless and professional event experience.
• Support communication efforts for events, including creating and implementing digital and print collateral like e-invitations, briefing and promotional materials.
• Track event performance metrics and analyze the effectiveness of each event.
• Contribute to the creation of post-event report summarizing of event outcomes and feedback evaluation tools.

Communications & Digital Engagement:

• Collaborate with marketing to create, curate, and manage high-quality communications content related to our signature and third-party events and giving activation platforms, including web, social and email newsletters and press releases.
• Collaboration with Marketing, Digital and Graphics to create and execute visually appealing promotional materials.
• Utilize marketing data to evaluate effectiveness of digital campaigns and social efforts and identify areas for improvement.
• Manage online communities and forums related to the Foundation foster engagement, demonstrate impact and inspire future charitable giving.
• Foster and manage relationships with key partners including internal shared services, donors, event vendors and charitable partners.
• Provide administrative assistance of our event related web and social efforts as needed

Résumé du poste

Responsable de la planification, du conseil, de la liaison, de l'exécution et de la gestion de projets et d’initiatives liés aux événements de marque de la Fondation communautaire des Sénateurs. Outre les événements de prestige, cette personne supervisera aussi les événements organisés par des tiers, y compris la coordination et la gestion, et assurera la liaison avec les fournisseurs, les commanditaires, les partenaires, le personnel et les bénévoles.  En collaboration avec la directrice, cette personne travaillera en étroite collaboration avec les membres de l'équipe du marketing afin de développer des outils de communication pour la gestion, l'engagement numérique en ligne et la promotion des événements, des possibilités de bénévolat et des moyens de faire des dons et de s'impliquer. Ce poste requiert un haut niveau de professionnalisme et de diplomatie en tant qu'agent(e) de liaison externe clé au nom des efforts de la Fondation en matière de bienfaisance et de répercussions sur la communauté.

Sous la responsabilité directe de la directrice des événements et du financement et en étroite collaboration avec le président de la Fondation communautaire des Sénateurs.

Responsabilités principales

Planification d'événements et logistique

• Coordination de la logistique de l'événement, y compris la réservation de lieux, la logistique sur place, la restauration, les besoins audiovisuels, la conception et la décoration de l'événement, les cadeaux, la logistique d'inscription et la satisfaction des besoins du personnel et des bénévoles.
• Coordination des séances d'information et diffusion des documents d'information et des renseignements sur le chemin critique afin de s'assurer que les rôles et les responsabilités, les exigences particulières, l’harmonisation à la mission caritative et les objectifs sont partagés avec les principales parties prenantes.
• Coordination et suivi des budgets des événements, en veillant à l'exactitude et à la rentabilité.
• Agir en tant que premier point de contact pour les événements phares de la Fondation, en veillant à ce qu'ils se déroulent de manière transparente et professionnelle.
• Soutenir les efforts de communication pour les événements, notamment en créant et en mettant en œuvre des supports numériques et imprimés tels que des invitations électroniques, des notes d’information et du matériel promotionnel.
• Suivre les indicateurs de rendement des événements et analyser l'efficacité de chaque événement.
• Contribuer à la création d'un rapport post-événement résumant les résultats de l'événement et les outils d'évaluation des commentaires.

Communication et engagement numérique :

• Collaborer avec le département du marketing pour créer, conserver et gérer un contenu de communication de haute qualité lié à nos événements et plateformes d'activation des dons, y compris des bulletins d'information et des communiqués de presse sur le Web, les réseaux sociaux et les courriels.
• Collaboration avec le département du marketing, numérique et graphique pour créer et mettre en œuvre des supports promotionnels visuellement attrayants.
• Utiliser les données marketing pour évaluer l'efficacité des campagnes numériques et des efforts sociaux et identifier les domaines à améliorer.
• Gérer les communautés et les forums en ligne liés à la Fondation afin de favoriser l'engagement, de démontrer les répercussions et d'inspirer les futurs dons de charité.
• Favoriser et gérer les relations avec les partenaires clés, y compris les services internes partagés, les donateurs, les fournisseurs d'événements et les partenaires caritatifs.
• Fournir une assistance administrative pour les activités Web et sociales liées à l'événement, le cas échéant.

Requirements

Skills & Aptitudes

• Excellent organization skills and attention to detail.
• Demonstrated superior knowledge of special events planning.
• Demonstrated sound judgment and excellent problem-solving skills.
• Excellent time management and demonstrated ability to multi-task.
• Demonstrated ability to make decisions under the pressure of tight deadlines.
• Demonstrated ability to work professionally and effectively on various projects in a team environment.
• Superior interpersonal and communication skills – both oral and written.
• Proficiency in Microsoft Office programs and Sales or Donor Software is an asset.
• High degree of skill using social media.
• Bilingualism is a strong asset.

Working Conditions

• Full-time position. 
• Irregular and extended hours including nights and the occasional weekend.
• Hybrid work environment with both office and remote work.

Application Deadline : September 13, 2024 - Noon

Compétences et aptitudes

• Excellentes capacités d'organisation et souci du détail.
• Connaissance supérieure démontrée de la planification d'événements spéciaux.
• Faire preuve d'un jugement sûr et d'excellentes compétences en matière de résolution de problèmes.
• Excellente gestion du temps et capacité démontrée à effectuer plusieurs tâches à la fois.
• Capacité avérée à prendre des décisions sous la pression de délais serrés.
• Capacité avérée à travailler de manière professionnelle et efficace sur divers projets dans un environnement d'équipe.
• Compétences supérieures en matière de relations interpersonnelles et de communication, tant à l'oral qu'à l'écrit.
• La maîtrise des programmes Microsoft Office et des logiciels de vente ou de gestion des donateurs est un atout.
• Haut degré de compétence dans l'utilisation des médias sociaux.
• Le bilinguisme est un atout majeur.

Conditions de travail

• Poste à temps plein.
• Horaires irréguliers et étendus, y compris la nuit et les weekends occasionnels.
• Environnement de travail hybride avec du travail au bureau et à distance.

We would like to thank all applicants for applying; however, only those applicants selected for an interview will be contacted. Applications received will be maintained on file for a period of 6 months and may be referenced for future staffing requirements.

Capital Sports Management Inc. supports the goals of Ontario Regulation 191/11 - Integrated Accessibility Standards and is pleased to accommodate applicants who have a disability during the recruitment process. Please inform the Human Resources Department at 613-599-0250 if you require a disability related accommodation in order to participate in the recruitment process.

CSMI is committed to building an inclusive process that respects the dignity and independence of people with disabilities.

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