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Front Office Assistant

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Read by 193 job seekers.

Location: Vienna, Permanent

Job Description

DIE HERAUSFORDERUNG:

  • Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten wie Telefondienst, Post Bearbeitung, Terminkoordinationen und Taxi Buchungen
  • Empfang, Registrierung und Bewirtung unserer Gäste und Kunden
  • Erste Anlaufstelle für unsere internen und externen Mitarbeiter
  • Verwaltung der Pool-Autos und Firmenfahrzeuge
  • Koordination von Botendienste und Annahme/Versendung von Paketen
  • Bestellungen von Büromaterial und diversen anderen Verbrauchsmaterialen
  • Bearbeitung der täglichen Office Mails
  • Vorbereitende Arbeiten für Buchhaltung und Personalabteilung (zB. Kreditkartenabrechnung, Ablage und Kontrolle von Krankenstandsbestätigungen)
  • Konferenzmanagement: Koordination von Meetingräumen und Organisation von Verpflegung

 

ÜBER DICH:

  • Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
  • Vorzugsweise Berufserfahrung im Front Office/Empfang oder im Assistenzbereich
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Unternehmenssprache Englisch)
  • Microsoft Office Know How
  • Viel Freude am Umgang mit Menschen sowie ein sicheres und gepflegtes Auftreten
  • Engagierte und serviceorientierte Arbeitsweise

 

UNSER ANGEBOT:

  • Eine kollaborative Arbeitsumgebung mit Kolleg:innen aus der ganzen Welt (Engineering-Büros in Europa, Asien und den USA) sowie verschiedene soziale Events und Teambuilding-Aktivitäten.
  • Die Möglichkeit, deinen Arbeitstag und deine Karriere aktiv mitzugestalten – durch einen klar definierten Entwicklungsplan für deine berufliche und persönliche Weiterentwicklung.
  • Die Chance, dich in einem inspirierenden und schnell wachsenden Unternehmen weiterzuentwickeln – dank unseres Karriereframeworks.
  • Eine lebendige und inklusive Community, darunter Gruppen wie „Women in Tech“ und „Pride“, die alle herzlich willkommen heißen.
  • Globales Mitarbeiterunterstützungsprogramm (Employee Assistance Programme).
  • Zugriff auf die Calm- und Reulay-Apps zur Stressbewältigung, besseren Konzentration, Verbesserung des Schlafs und Stärkung der Resilienz.
  • Online-Schulungsvideos zur persönlichen Weiterbildung.
  • Attraktives Benefitsangebot (wir übernehmen u.a. die Kosten für die Wiener Linien Jahreskarte oder Mitgliedschaften in Vereinen oder Fitnesscentern)
  • Zentrales Office im 2. Bezirk mit einem Padelcourt, Darts, Tischtennis, Billard, Wuzzler und Airhockey im Haus
  • Gesundheitsangebote sowie Massagen und Yoga/Pilates
  • Frisches Obst, Gebäck, Heißgetränke und Europa's größte Kantine warten auf dich
  • Teamaktivitäten (Happy Hours, Laufwettbewerbe, Sportturniere etc.)
  • Flexible Arbeitszeiten.

 

UNSER BEWERBUNGSPROZESS:

  • Erstes Kennenlernen: Ein kurzes Gespräch mit unserem Talent Acquisition Partner, um deinen Hintergrund und deine Erwartungen besser zu verstehen.

  • Zwei Interviews: Zuerst ein Gespräch mit deinem Team Lead und anschließend ein persönliches Kennenlernen mit dem Team.

  • Abschlussphase: Du erhältst Feedback – und im Erfolgsfall ein Angebot!

 

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